Fraude
Fraude kent vele verschijningsvormen. De essentie ervan is echter steeds dezelfde: mensen (of organisaties) eigenen zich geld of vermogensbestanddelen toe waar ze geen recht op hebben en tasten daardoor de rechten van anderen aan. Ze doen dat door bijvoorbeeld projecten niet uit te voeren maar wel te verklaren dat ze zijn uitgevoerd, door kostenposten op te voeren terwijl die kosten niet zijn gemaakt of geld dat bestemd was voor Vrienden van De Hoop niet aan Vrienden van De Hoop af te dragen. Daardoor benadelen ze Vrienden van De Hoop in haar doelstellingen. Het begrip fraude als zodanig is niet gedefinieerd in het Wetboek van Strafrecht. Het gaat echter om zaken die doorgaans met de term fraude worden aangeduid, waarbij kan worden gedacht aan: valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, corruptie, diefstal en/of verduistering
(Bijbelse) visie op fraude
Het zijn van goede rentmeesters ervaren we we als Vrienden van De Hoop als een kostbare opdracht. We krijgen middelen ter beschikking om onze doelstellingen uit te voeren. Fraude is daarom veel verstrekkender dan het misbruik van middelen. Het beschaamt niet alleen het vertrouwen van onze donateurs, maar beschadigt ook het beeld dat we geven als onderdeel van het lichaam van Christus.
Globale beschrijving interne controle
Vrienden van De Hoop wordt gecontroleerd door een registeraccountant van een accountantskantoor gespecialiseerd in goede doelen. Zij komen twee maal per jaar om onze processen en boeken te controleren. De interne procedure met betrekking tot betalingen is in drie stappen gesplitst. 1) De factuur wordt gecontroleerd en ingediend via de directeur. 2) De verwerking van de factuur, tweede paar ogen en het klaarzetten van de betaling gebeurt door de financiële administratie van stichting De Hoop. Deze afdeling valt hiërarchisch niet binnen Vrienden van de Hoop. 3) De betaling fiatteren is een taak van de directeur of een bestuurslid van Vrienden van De Hoop.
Hoe te handelen bij vermoeden van fraude
Bij het vermoeden van fraude start een intern onderzoek. De onderliggende stukken worden opgevraagd en beoordeeld. De accountant wordt hierbij betrokken. Van alle stappen die worden genomen wordt het bestuur geïnformeerd.
Meldpunt bijvoorbeeld bestuur of vertrouwenspersoon
Als beleid wordt als meldpunt het bestuur aangewezen. Fraude kan gemeld worden bij één of meerdere bestuursleden.
Disciplinaire maatregelen tegen betrokkenen
Indien fraude wordt geconstateerd, wordt samen met het bestuur de definitieve maatregeling vastgesteld. Als er fraude wordt geconstateerd volgt minimaal een berisping en aantekening in het personeelsdossier. De normale gang van zaken is dat er ook aangifte wordt gedaan bij de politie. Indien de fraude gepleegd is door een medewerker van Vrienden van De Hoop, zal normaal gesproken een ontslagprocedure worden gestart. Daarnaast zal Vrienden van De Hoop het verduisterde bedrag vermeerderd met gemaakte kosten verhalen op de frauderende partij. Indien noodzakelijk, zal beslag gelegd worden op de (onroerende) goederen van de frauderende partij.
Melding aan donoren, communicatie bij geconstateerde fraude
Indien er sprake is van een fraude zal normaal gesproken dit gemeld worden in het jaarverslag.
Bekendheid bij bestuur en staf
Het fraudeprotocol wordt gepubliceerd op de internetsite van Vrienden van De Hoop. Daarnaast wordt het fraudeprotocol aan alle medewerkers van Vrienden van De Hoop toegezonden.
Aanvullende bepalingen Fraudeprotocol
Het toezicht op en beheer van de besteding van subsidies/bestemmingsgelden vanuit Stichting Vrienden van De Hoop berust bij de organisaties voor wie zij fondsen werft. Deze organisaties zijn dus primair verantwoordelijk voor het doorgeven aan Stichting Vrienden van De Hoop van gevallen van schending van de integriteit. Daarnaast kunnen ook gevallen van fraude rechtstreeks bij Stichting Vrienden van De Hoop onder de aandacht komen of onder de aandacht van Stichting Vrienden van De Hoop worden gebracht. Hiervoor dient de organisatie waarvoor Stichting Vrienden van De Hoop fondsen werft een eigen fraudeprotocol op te stellen en te toetsen.