Meldingsprocedure

1. Registratie
Meldingen van vermeende integriteitsschendingen bij (activiteiten van) Vrienden van De Hoop kunnen door iedereen vertrouwelijk per email worden gedaan bij de externe vertrouwenspersoon. Hiervoor is een apart emailadres beschikbaar, dat alleen door de vertrouwenspersoon wordt gelezen.

2. Toetsing
De vertrouwenspersoon toetst aan de hand van de in de bijlage opgenomen criteria of de melding een potentiële integriteitsschending betreft en of deze niet afkomstig is van een medewerker of gecontracteerde vrijwilliger van (Vrienden van) De Hoop of een gelieerde stichting. Voor medewerkers en gecontracteerde vrijwilligers is er namelijk de interne regeling.

3. Reactie naar de melder
Na ontvangst en toetsing van de melding, reageert de vertrouwenspersoon naar de melder.

Bij vaststelling dat de melding geen integriteits-schending betreft of indien de melder medewerker of gecontracteerde vrijwilliger is van (Vrienden van) De Hoop of een gelieerde stichting, verwijst de vertrouwenspersoon naar de juiste route/persoon (bijvoorbeeld de interne procedure of de externe klachtenregeling) om de melding alsnog te doen.
Bij vaststelling dat de melding een vermeende integriteits-schending betreft, overlegt de vertrouwenspersoon eerst met de melder de vervolgstappen en spreekt af óf en hoe vertrouwelijkheid moet worden gewaarborgd.
De vertrouwenspersoon geeft aan, op welke termijn (maximaal zes weken) de melder een reactie tegemoet kan zien.

4. Behandeling van de melding

De vertrouwenspersoon bepaalt of de melding kan worden behandeld door de directie van Vrienden van De Hoop zelf of dat rechtstreekse melding bij het bestuur en/of een extern onderzoek nodig is. Afwegingskader hierbij is de mate waarin de directie en/of bestuursleden bij de vermeende integriteitsschending zijn betrokken.
De vertrouwenspersoon neemt binnen het kader van de gemaakte afspraken met de melder contact op met de directeur van Vrienden van De Hoop. Afhankelijk van de beoordeling van de vertrouwenspersoon bespreekt deze met de directie van Vrienden van De Hoop hoe de directie de melding gaat of laat onderzoeken en/óf informeert de directie dat de melding aan het bestuur is gedaan en/óf dat een extern onderzoek wordt voorgesteld.
Indien de directie het advies van de vertrouwenspersoon tot een extern onderzoek niet deelt, neemt de vertrouwenspersoon contact op met het bestuur. Indien het bestuur het advies van de vertrouwenspersoon tot een extern onderzoek wel overneemt, geeft het
bestuur hiertoe opdracht. Indien het bestuur het advies niet overneemt, maakt de vertrouwenspersoon hiervan melding aan de melder, aan de directie en in de jaarrapportage. Het bestuur kan besluiten zelf het onderzoek ter hand te nemen en rapporteert over proces en inhoud aan de vertrouwenspersoon en de melder.

5. Terugkoppeling aan de melder

Voor zover de vertrouwelijkheid van betrokkenen en de materie dit toestaat, informeert de vertrouwenspersoon de melder over het vervolg op de melding.

Ofwel alleen met een schets van de vervolgstappen.
Ofwel tevens met een inhoudelijke terugkoppeling.

6. Afronding en verantwoording

Na afhandeling van de melding, sluit de vertrouwenspersoon het dossier en rapporteert met inachtneming van noodzakelijke vertrouwelijkheid over de melding in de jaarrapportage.

De jaarrapportage van de vertrouwenspersoon wordt gezonden aan het bestuur en de directie van Vrienden van De Hoop. Een samenvatting wordt opgenomen in de verantwoording over het integriteitsbeleid in het Jaarverslag. Het volledige rapport kan ter toetsing ter beschikking worden gesteld aan de controlerend accountant.

Bijlage

Toetsingscriteria voor het bepalen of een melding een potentiële integriteitsschending in dit kader betreft.

Is de melder medewerker of gecontracteerde vrijwilliger bij (Vrienden van) De Hoop of een gelieerde stichting? Dan wordt verwezen naar de interne regelingen, gepubliceerd op het intranet.
Heeft de melding betrekking op een potentiële integriteitsschending in het kader van de hulp- en zorgverlening door De Hoop of gelieerde stichting? Dan wordt verwezen naar de daarvoor bestemde klachtenprocedure en klachtenfunctionaris (www.dehoop.org).
Heeft de melding betrekking op een potentiële integriteitsschending binnen het kader van de activiteiten van Vrienden van De Hoop? Zo niet, dan wordt zo mogelijk verwezen naar relevante andere meldpunten of procedures.
Als potentiële integriteitsschendingen in dit kader gelden gedragingen die niet in overeenstemming zijn met de gedragscode van (Vrienden van) De Hoop en gelieerde stichtingen. De gedragscode benoemt expliciet, maar niet uitputtend, als ongewenst gedrag:
- Agressie
- Racisme
- Discriminatie
- Gokken
- Seksuele intimidatie of andere ongepaste seksuele toenaderingen
- Drugsgebruik
- Overmatig alcoholgebruik
- Beledigende of krenkende uitlatingen of grappen
Voor medewerkers en gecontracteerde vrijwilligers van (Vrienden van) De Hoop en gelieerde stichtingen geldt tevens dat roken in werktijd als ongewenst gedrag geldt.
Van medewerkers en vrijwilligers die functioneren in het kader van activiteiten van Vrienden van De Hoop mag tevens worden verwacht dat zij te allen tijde:
- Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, inclusief privacy-informatie
- Zorgvuldig, zuiver en veilig omgaan met hen toevertrouwde financiële middelen
- Gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de christelijke identiteit van Vrienden van De Hoop